El control de cambios de Microsoft Word | Las herramientas del escritor (2)

esa nube tiene forma de oveja

¡HOLA! En la entrada de la semana pasada te conté que me he puesto a corregir la última novela que he escrito. Cuando termine de tachar cosas y añadir flechas rojas y asteriscos y de rellenar los márgenes de trozos reescritos me tocará pasar todos esos cambios al Word. Pero, claro, cuando llevas, pongamos, tres horas seguidas corrigiendo y cambiando cosas (quitando y tachando y volviendo a poner), es muy probable que llegue un momento en el que ya no sepas bien ni cómo te llamas. No te preocupes: es normal. Llegados a ese punto lo mejor es que salgas un poquito a la calle, aunque sea al balcón, a que te dé el aire.

Y, quizás, cuando vuelvas y releas lo que has corregido te des cuenta de que sigue sin convencerte. O de que, incluso, ese párrafo que has tachado entero tendrías que haberlo dejado en su sitio. Porque estaba mejor antes.

Si en vez de corregir a mano, como yo, eres de los que prefiere hacerlo directamente a ordenador, caerás más de una vez en la tentación de borrar capítulos enteros sin parpadear. Es por eso que el control de cambios tiene que convertirse (si no lo es ya) en tu mejor amigo durante el proceso de corrección.

EL CONTROL DE CAMBIOS DE MICROSOFT WORD

Antes de empezar: el procesador de textos que utilizo es el Microsoft Word 2010. Las versiones anteriores y posteriores de Word sí que cuentan con esta función (aunque algunos botoncillos puede que cambien de sitio y el aspecto general del programa es un poco diferente), pero desconozco si otros procesadores de textos también la incluyen. Si usas otro y conoces una herramienta similar al control de cambios, ¡no dudes en ponerla en los comentarios!

1. Para qué sirve el control de cambios

Lo primero es saber en qué te puede ayudar esta estupenda herramienta: básicamente, te ayuda a comparar los cambios que haya entre dos documentos.

Consejo de la semana número uno: cuando corrijas, trabaja con diferentes versiones. Llama a tu primer borrador 1Minovela.docx, o Minovela1.docx. Y, cuando acabes, haz una copia llamada 2Minovela.docx (vamos, que le puedes poner el nombre que te dé la gana, pero si las numeras además te aparecerán en la carpeta por orden). Y edita y modifica en esa copia. No solo porque los archivos pueden corromperse o perderse (que también), y siempre es bueno tener aunque sea una copia desactualizada: imagina que anoche, en el último sprint corrector antes de irte a la cama, borraste para siempre las primeras cuarenta páginas de tu borrador. No te convencían, vale. Corregir también es aprender a borrar. Pero resulta que ahí, en esas cuarenta páginas, había dos escenas que ahora, con un café en la mano y la cabeza más fresca, te parece que podrían funcionar, aunque sea en otro punto de la novela. Si trabajaras con versiones, te ahorrarías el tener que reescribirlas (y el sofocón previo y la frustración, también).

El control de cambios, por tanto, te va a ayudar a identificar lo que hayas modificado en la versión 2 con respecto a la 1. Y te va a permitir plantearte una vez más si quieres aceptar esos cambios o desecharlos. También es tremendamente útil cuando trabajas con más gente (si escribes a cuatro manos, o para documentos académicos colaborativos en los que las opciones de formato de Google Docs se te han quedado pequeñas): el control de cambios es un chivato repelente que te dice quién ha tocado qué cosa en tu archivo.

Eso sí: solo sirve para comparar y combinar varias versiones de un mismo documento. Para unir dos documentos distintos puedes usar otras opciones (por ejemplo, la de copiar y pegar de toda la vida).

2. Cómo funciona el control de cambios

Pero bueno, esto se entiende mucho mejor con ejemplos: he cogido la primera página del primer borrador de Esa nube tiene forma de oveja (la novela que te digo que he acabado de escribir) y la he copiado en un documento aparte al que he llamado Heike 1 (Heike es uno de los personajes). Me ha quedado tal que así:

esa nube tiene forma de oveja

Lo primero que vamos a hacer es encontrar la opción del control de cambios. Está en la pestaña Revisar, en la cajita Seguimiento. Si pinchas en la flecha del desplegable, te saldrán estas tres opciones:

esa nube tiene forma de oveja

La primera es para activar la herramienta (te mostrará en directo los cambios que se realicen, etiquetados por autores); la segunda, para modificar la apariencia que tendrán esos cambios y la tercera, para cambiar opciones generales del documento. Si pinchas en la segunda, te saldrá algo como esto (puedes trastear con los colores y las opciones como te parezca):

esa nube tiene forma de oveja

Bien. Me he leído esa primera página y he modificado algunas cosas, un poco por encima. En esta primera corrección no voy a ir palabra por palabra sino más bien a lo que es la coherencia general del texto y a la novela en su conjunto.

Activar el control de cambios

Si tienes el control de cambios activado, todas las modificaciones van a aparecerte resaltadas: con esta opción, no se guarda nada hasta que no aceptas los cambios (de eso vamos a hablar un poco más abajo).

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Si te gusta, puedes trabajar de esta manera. Aunque es lo más parecido a una corrección a mano que te vas a encontrar, porque ves exactamente qué has cambiado y dónde (y en tiempo real), a mí me resulta un poco agobiante y me gusta más trabajar con el documento limpio.

Si te fijas, en la misma caja de Seguimiento hay un desplegable en el que, por defecto, pone Final: Mostrar revisiones. Esto significa que lo que tú estás viendo es el documento final pero con las revisiones: también tienes la opción de ver solamente el documento original, antes de que lo modificaras, o el final, con los cambios incorporados.

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Personalmente, yo prefiero darle a ver como final y hacer mis modificaciones tranquilamente. Y podrás decirme: pero entonces es igual que si tienes el control de cambios desactivado y modificas: no lo ves. Y tienes razón: la única diferencia es que con el control de cambios activado los cambios no se guardan (todavía).

Aceptar o rechazar los cambios en un documento

Esta es la cosa más simple del mundo. Dale a mostrar los cambios y pincha sobre uno de ellos. Si te convence, dale a aceptar. Ahora sí que se va a guardar.

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En el desplegable, puedes elegir entre aceptar y continuar con el siguiente cambio, aceptar ese solamente o aceptar todos los del documento.

Yo, después de meter un poco de mano en el texto, decidí aceptar todos los cambios y guardé el documento como una nueva versión, Heike 2:

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Pero no te creas que estoy del todo convencida. Voy a revisarlo todo de nuevo. No me digas que no sería aburridísimo ir cambiando de ventana todo el rato para comparar los dos documentos (también tengo un truco para no tener que minimizar y maximizar a cada minuto, pero me guardo ese y otros para próximas entradas). Pero ya he aceptado los cambios, ¿qué puedo hacer?

Comparar dos versiones del mismo documento

Abre el Word (ni siquiera hace falta que tengas una de las versiones que quieres comparar abierta) y dale a comparar. En el desplegable, elige la primera opción, Comparar

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Te saldrá el siguiente menú:

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En documento original puedes escoger de la lista del desplegable, que muestra los archivos más recientes que has abierto con Microsoft Word, o darle a la carpetita y Examinar. Lo mismo para documento revisado. Puedes dejar el resto de las opciones como están: lo más interesante es si quieres que los cambios se muestren en el primer documento, en el segundo, o en uno nuevo. Yo escojo esta última opción y me aparece esto (si tienes cambios sin guardar te los aceptará automáticamente, aunque te preguntará antes si quieres continuar):

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Guarda el documento como una nueva versión y abre el Panel de revisiones:

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Es un resumen de todos los cambios del documento.

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Y ahora, pues ve aceptando o rechazando según te parezca. Si no lo tienes claro o prefieres dejar alguna frase para revisarla más tarde, te propongo dos opciones: puedes marcarla en amarillo (lo verás rápido) o (mejor) puedes insertar un comentario. Esto te permitirá navegar por ellos (ir de comentario a comentario y tirar porque te toca), haciendo las futuras correcciones mucho más sencillas. Simplemente, dale a Nuevo comentario:

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Y en el texto del comentario escribe lo que no te convence o lo que quieres mirarte con más calma.

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La franja gris de la derecha es porque hay marcas en globos (las típicas que aparecen así son los comentarios). Puedes hacer que todas te aparezcan en globos o que lo hagan en línea (al pasar el ratón por encima te saldría el texto del globo). Abre el desplegable Mostrar marcas y, en Globos, escoge la opción que mejor te parezca.

esa nube tiene forma de oveja

Combinar revisiones en un documento único

Esto es útil cuando hay varios autores trabajando sobre un mismo documento. Funciona exactamente igual que la opción de comparar, pero se van añadiendo de dos en dos las diferentes versiones que hayan generado los diferentes autores y puedes ir aceptando o rechazando los cambios.

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En el desplegable Comparar, escoge la segunda opción. Rellena los campos y te saldrá algo así (también puedes añadir el Panel de revisiones de manera horizontal, esto ya es como a ti te resulte más cómodo):

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Rechaza o acepta los cambios y, si tienes más versiones que añadir, combínalas con esta.

¡Y eso es todo sobre el control de cambios!

Pero a la hora de corregir hay muchas más cosas interesantes que podemos hacer con el Word… y que exploraremos en otra entrada en el futuro.

Si tú también estás corrigiendo (¡ánimo!), quizás te plantees para más adelante la opción de la autopublicación. Consejo de la semana número dos: justo mañana sale a la venta este estupendo manual que han preparado desde Autorquía para escritores noveles (no solo autopublicados: también para independientes) al que he tenido la oportunidad de echar un vistazo y que ¡está genial! Y, si todavía no has terminado ese manuscrito, no desesperes. Todo es cuestión de paciencia y de saber adónde vas (y tarde o temprano terminarás por encontrar tu camino).

Espero haberte ayudado un poquito con esta entrada (aunque si no lo he hecho espero que sea porque ya sabías todo esto, lo cual está pero que muy bien): dime por favor qué te ha parecido en los comentarios. ¡Tienes más tutoriales aquí! Y recuerda que puedes suscribirte para que las entradas del blog te lleguen al correo electrónico ¡y que compartir los artículos que te han gustado es gratis! Un abrazo y hasta la semana que viene.

Elena

Elena

Escritora de novela histórica, porque soy una friki de la documentación. Leo de todo, colecciono marcapáginas y postales y me encantan las tragedias bien gordas. En mis ratos libres aprendo alemán y veo vídeos de ballet. También toco el piano y hago experimentos culinarios que no siempre se pueden comer. ¡Y he publicado una novela sobre vikingos!
Elena

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4 opiniones en “El control de cambios de Microsoft Word | Las herramientas del escritor (2)”

  1. A mí estas cosas me parecen muy difíciles, pero creo que porque nunca las he usado de verdad. Pero la entrada es muy guay para la gente zopenca como yo, muy ilustrativa, así que cuando le pierda el miedo a trastear tanto con el word, vendré aquí sin dudarlo, que he aprendido mucho ^^

    1. ¡Me alegro de que te haya servido, aunque sea para saber que el control de cambios existe! No es muy difícil de utilizar: es más bien cuestión de acostumbrarse. Pero bueno, si te animas y lo pruebas, ¡no dudes en preguntar cualquier duda! Aparte de que hay 800k tutoriales en Internet mucho más completos que el mío xD
      Gracias por tu comentario, querida

  2. ¡AH! Ya tengo guardada esta entrada en Favoritos, que lo sepas. Oye, es impresionante la de cosas que se pueden hacer con el Word cuando te empeñas. ¡Un abrazote gigante y muuuuchas gracias otra vez por todas estas entradas tan útiles!

    1. Jiji ¡Gracias! De verdad que me alegro muchísimo de que hayas aprendido algo nuevo ¡sobre todo cuando es algo tan útil como el control de cambios! Ya me contarás si lo has usado mucho y si te ha servido de ayuda. ¡Muchos besos, Nubecilla aliolada!

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