Los estilos y el formateo de textos en Microsoft Word | Las herramientas del escritor (1)

cuando la luna brille

ANTES DE NADA, quiero que sepas que esta misma tarde me han dicho que ya se puede comprar Cuando la luna brille en algunas librerías. ¡Corre a la tuya a encargarlo! Además, si estás por la zona puedes acercarte a la presentación que estamos organizando para el día 11 de marzo en Olivenza. ¡Allí te espero!

(y, ahora, al lío)

A mí el año pasado me mandaron tantos trabajos en clase que me volví vaga. Yo, antes, cuando escribía utilizaba solamente esta pestañita estilos y formato en Microsoft Wordde aquí abajo de todas las opciones que tiene Microsoft Word: Y pensaba que me iba bien en la vida y que presentaba los documentos de una manera bastante profesional. ¡Estaba equivocadísima!

Empecé por investigar cómo hacer bibliografías de manera automática, más que nada porque siempre se me olvidaba qué iba en cursiva y qué no según la APA, 5ª edición. ¡Y descubrí que el Microsoft Word es todo un mundo!

Y de todas las opciones que ofrece, la de los estilos es una de las qué más útiles pueden resultarte, no solo a la hora de escribir (que también, sobre todo porque facilita enormemente la navegación a través de tu documento), sino de cara a tu vida cotidiana: en muchísimos trabajos te van a pedir como requisito que sepas aplicar estilos y manejarte con ellos como pez en el agua.

Los estilos y el formateo de textos en Microsoft Word

De modo que esta semana te traigo un pseudo-tutorial para que tú también aprendas a utilizarlos y descubras lo maravillosos que son. Antes de empezar, te diré que yo utilizo como procesador de textos Microsoft Office Word 2010, y por tanto todas las capturas están hechas para este programa. Las versiones anteriores o posteriores del propio Word tienen prácticamente las mismas opciones, aunque puede que los menús estén agrupados de forma diferente y el aspecto general de la skin sea distinto. Si utilizas otros programas, como OpenOffice Writer o Google Docs, también vas a poder aplicar estilos a tus textos, por lo que quizás no te sirva la explicación que voy a darte de cómo hacerlo pero sí la de qué son y para qué sirven.

1. Qué son los estilos

Básicamente, lo que hacen es automatizar el formato de tu texto. Con ellos, se acabó eso de ir cambiando párrafo por párrafo el tamaño de la letra para ajustarte al número de páginas que no puedes sobrepasar para presentarte a un concurso (o el que te piden en un trabajo de clase). ¡Ya no hace falta que pongas muchos puntitos en las páginas de índices, ni que hagas malabares con ellos para que los números de página no se te pasen a la línea siguiente!

Los estilos asignan a los párrafos a los que los aplicas un formato determinado previamente por ti y automatizan todos los cambios que puedas hacer en ese formato.

2. Para qué sirven los estilos

En primer lugar, para que tu documento quede mucho más limpio. Te aseguras de que no va a haber distintos tamaños de letra a lo largo del documento  o apartados que se te ha olvidado incluir en el índice.

Además, crean una jerarquía de ideas. Te permiten asignar a los títulos la categoría de Título 1, Título 2, Título 3, etc. (y esto significa que el Título 3 va a estar contenido en el Título 2, que es algo así como su padre). Esto es sumamente útil de cara a los índices y a la organización de ideas, no solo en tus escritos literarios, sino también, como ya he dicho, en los académicos ¡y en las entradas de blog!

Porque, ¡atención! Si escribes tu entrada con estilos en Microsoft Word y cortas y pegas en tu editor de entradas ¡estos se mantienen! (Al menos en WordPress, aún no he podido probarlo en Blogger u otros servidores).

Y, por último, sirven para hacerte la vida más fácil. La navegación por tu documento se vuelve un juego de niños porque, de forma automática, esa jerarquía de títulos se traslada a tu menú de navegación. ¿No te ha pasado nunca que en un documento de cien páginas te has puesto a darle a la ruedecita del ratón para llegar adonde empezaste a escribir el capítulo siete? Con un solo click, voilà! Ahí lo tienes.

3. Cómo funcionan los estilos

Todas estas cosas se ven mejor con ejemplos, así que te traigo unas cuantas capturas de pantalla de una de las últimas versiones a Word de Cuando la luna brille (haz click para ampliarlas).

Cambiar estilos

Empecemos por el principio: el estilo que viene por defecto. Microsoft Word tiene un botón que se llama Cambiar estilos que, cuando abres, te muestra un menú. Si le das a Conjunto de Estilos, puedes elegir, de entre todos los que vienen con el programa, uno que te guste. Simplemente tienes que seleccionarlo y se aplicará el formato a tu documento. Por defecto, a cada estilo vienen asociados una serie de parámetros. Por ejemplo, si seleccionas Elegante, te va a aparecer algo tal que así.

elegante

Escoge el que más se parezca a lo que tienes en mente, porque ahora vamos a modificar lo que no nos interese.

Por ejemplo, cogemos el título del primer capítulo, que en este caso es el Prólogo. Como ya te he dicho, esto funciona por jerarquías. La más alta sería la llamada Título, que podrías utilizar para el título de tu novela. La siguiente, llamada Encabezado de Sección o Título 2, es la que yo voy a utilizar para los títulos de mis capítulos, pero dependiendo de las necesidades de tu documento puedes reservar esta para marcar diferentes secciones y emplear el Título 3 para los capítulos, el Título 4 para las divisiones dentro de estos capítulos, etc.

Selecciona el texto que quieras convertir a Título 2 y abre todo el menú de estilos. Pincha en Título 2 (o Encabezado de Sección).

título 2 cuando la luna brille

Como te dije antes, a la izquierda te va a aparecer un Menú de Navegación (del que te voy a hablar un poquito más abajo). Ahí aparecen todos los estilos de título que hayas aplicado a tu documento. Si haces click en cualquiera de ellos te lleva a ese punto. La flecha con la rayita de arriba del todo te lleva al inicio del documento.

Ahora, puedes seleccionar todo el texto del documento que contenga ese estilo (Click con el botón derecho en la cajita del estilo, Seleccionar todo), agregar el mismo estilo a todo el documento, seleccionándolo todo con Ctrl+E, o aplicar el estilo a párrafos sueltos, seleccionándolos todos a la vez (mantén pulsado Ctrl mientras seleccionas).

Modificar un estilo

¿Qué pasa cuando no te gusta el formato del Título 2? Pues que puedes cambiarlo como te plazca. Aquí tienes dos opciones:

Opción 1

Haz click con el botón derecho en el nombre del estilo aplicado (en este caso, Título 2). Dale a Modificar

modificar título 2

Te aparecerá una ventana como esta:

modificar estilo

Aquí puedes editar todos los parámetros que quieras. Puedes cambiar el nombre del Estilo, decidir si conviertes ese Título 2 en Título 5 (en la pestaña Estilo basado en), definir qué estilo tendrán los párrafos que sigan al que has seleccionado, etc.

Además, si pinchas en Formato, en la esquina inferior izquierda de la ventana, puedes ir centrándote en todos los parámetros uno a uno. Por ejemplo, si pinchas en Fuente puedes modificar esta a tu gusto:

fuente

Opción 2

Haz manualmente los cambios de formato que quieras en el texto: ponlo en negrita, a tamaño 72 o de color verde pistacho. Seleccionar el texto y haz click con el botón derecho en el Estilo a aplicar.

actualizar para que coincida con la selección

Dale a la primera opción que te sale: Actualizar (Nombre del Título) para que coincida con la selección.

Jerarquía de títulos

Imagina que dentro de tu capítulo hay subdivisiones. Asígnales a cada una de ellas el valor de Título 3: te aparecerán dentro de los capítulos con Título 2 en el Menú de Navegación y en el índice.

navegación

Y, por supuesto, puedes modificar el formato exactamente igual que con el Título 2.

título 3

Menú de navegación

Este Menú de Navegación del que te hablaba antes es también el que te aparece cuando le das a Ctrl+B para buscar una palabra en tu documento.

Simplemente escribe donde pone Buscar en documento la palabra que quieras encontrar y dale a Enter. Si estás en la primera pestaña, te aparecerán marcados en amarillo los capítulos en los que está presente ese término; si estás en la segunda pestaña, te aparecerá una vista preliminar en forma de hojas y, si estás en la tercera, te extraerá las frases donde aparece.

buscar

En esa misma barra aparece una flechita. Si abres el menú, puedes abrir la opción de Reemplazar. Esto es muy útil cuando, por ejemplo, le cambias el nombre a un personaje a la mitad de la novela. Tecleas qué quieres cambiar y por qué y, ¡adelante! El Word te lo hace automáticamente.

reemplazar

Tabla de contenido

El Menú de Navegación es un reflejo de lo que te va a aparecer en el índice. Inserta un salto de página (En la pestaña Insertar, Salto de Página)

salto de página

Y, en la pestaña Referencias, puedes añadir un índice. Simplemente pincha en Tabla de contenido y selecciona la primera opción.

tabla de contenido

Te va a aparecer una relación de todos los elementos que tienes marcados con algún estilo de Título, así como el número de página en el que está cada uno. ¡Y lo mejor de todo es que es automático! Si alargas algún capítulo o lo acortas, simplemente dándole a Actualizar tabla al lado de donde has insertado la Tabla de contenido, o al hacer click con el botón derecho en el propio índice, dándole a Actualizar campos.

actualizar campos

El índice funciona exactamente igual que el Menú de Navegación: cuando haces click en uno de los elementos te lleva hasta su correspondencia en el documento.

Portapapeles

Copiar formato

Una de las últimas cosas de las que te voy a hablar hoy es de la posibilidad de copiar el formato de una parte del documento y aplicarlo a otra.

Selecciona el texto del que quieras copiar el formato y dale al botón que está debajo de los iconos de Cortar y Copiar. Ahora, selecciona el texto al que quieras transferir el formato, mientras tu cursor mantenga el dibujo de la brochita.

copiar formato

Opciones de pegado

De igual modo que puedes llevarte el formato de un documento de Microsoft Word a una entrada de blog, también puedes hacer lo contrario. Puedes pegar manteniendo el formato de origen (el Ctrl+V de toda la vida), con lo cual si, por ejemplo, añado el mensaje de bienvenida de mi blog a mi documento me quedaría de esta manera:

estilos y formato en Microsoft Word

También puedes combinar los dos formatos:

combinar formato

O pegar sin formato:

mantener solo texto

Esto se puede hacer en la flechita que aparece debajo del icono de Pegar en el Portapapeles o en el menú de Opciones de pegado que aparece cuando hacemos click con el botón derecho.

Y, para terminar, si lo que quieres es empezar desde el principio y deshacerte de todo el formateo que has hecho hasta este momento, no tienes más que hacer una selección y darle a Borrar formato.

borrar formato

¡Y eso es todo por hoy! Los estilos y el formato de textos en Microsoft Word dan para mucho y hay algunas cosas de las que no he podido hablar, pero prometo ir ampliando esta sección en el futuro e incluyendo más cositas. Así que, cuéntame, ¿qué te ha parecido este tutorial? ¿Lo has encontrado útil? ¿Echas algo en falta? Por supuesto ¡se aceptan sugerencias! En el Word puede hacerse prácticamente de todo ¡si sabes cómo!

(No te olvides de lo que te he dicho al principio. Es en serio. Corre a una librería a encargar Cuando la luna brille)
Elena

Elena

Escritora de novela histórica, porque soy una friki de la documentación. Leo de todo, colecciono marcapáginas y postales y me encantan las tragedias bien gordas. En mis ratos libres aprendo alemán y veo vídeos de ballet. También toco el piano y hago experimentos culinarios que no siempre se pueden comer. ¡Y he publicado una novela sobre vikingos!
Elena

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2 opiniones en “Los estilos y el formateo de textos en Microsoft Word | Las herramientas del escritor (1)”

  1. Impresionante guía para Word!

    Es impresionante como uno al conocer las herramientas aumenta su productividad de una forma muy considerable. Más el Microsoft que siempre lo usamos a los “pochazos” y no terminamos de aprender bien. Lo único malo que le veo, es que al usar estilos, cuando queremos pasar el texto a Blogger, no lee los estilos heredados de la barra de estilos, pero sí los que ponemos con la barra de edición. Es raro, voy a tener que investigar sobre ello.

    Gracias por compartir tus conocimientos, nos estamos leyendo 😛

    1. ¡Hola! No he probado con Blogger, también tendría que investigarlo, pero con WordPress sí que te respeta los estilos. Tienes razón: el Word es algo que solemos dar por hecho. Nos ponemos a escribir y ¡hala! No le prestamos atención a todas las herramientas que ofrece.
      ¡Muchas gracias por tu comentario y un saludo!

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